퇴사자 메일 계정 정리, 접근권한과 고객 응대를 동시에 지키는 방법

퇴사나 외주 계약 종료가 확정되면 메일 계정을 언제 막을지부터 고민하게 됩니다. 하지만 계정 잠금만 서두르면 진행 중인 고객 문의가 사라지고, 인계만 챙기면 종료된 구성원의 로그인 경로가 남을 수 있습니다.

1. 종료 시각과 책임자를 한 줄로 합의합니다

최종 접근 시각, 계정 잠금 담당자, 업무 인계 담당자, 예외 승인자를 한 문서에 적습니다. 인사 일정이 바뀌면 메일 계정 일정도 같은 기록에서 수정합니다.

새 비밀번호를 퇴사자나 승인되지 않은 사람과 공유하지 않습니다.

비밀번호가 바뀌어도 기존 자동전달 규칙은 남을 수 있습니다. 외부 주소 전달, 키워드 필터, 숨은 참조, 다른 계정에 부여한 읽기·보내기 권한을 각각 확인합니다.

업무상 필요한 규칙은 새 담당자나 공용주소로 전환하고, 개인 주소로 향하는 규칙은 중지한 뒤 변경 이유를 남깁니다.

회신을 기다리는 고객 문의, 마감이 있는 견적·계약·납품, 결과 확인이 필요한 정산 업무를 선별합니다. 각 대화에는 상대방, 현재 상태, 다음 행동, 기한을 적어 새 담당자가 바로 이어서 답할 수 있게 합니다.

name@company.com에 고객 접점이 묶이지 않도록 sales@, support@, billing@ 같은 역할 기반 주소를 운영합니다. 외부 발신자에게는 담당자 변경과 앞으로 사용할 공식 주소를 짧게 안내합니다.

외부 계정에서 테스트 메일을 보내 새 담당자의 수신을 확인하고, 이전 계정의 발신 차단과 자동회신 안내 주소도 검증합니다.

접근은 정해진 시간에 닫고, 고객과의 약속은 새 담당자에게 이어지게 만드는 것이 퇴사자 메일 정리의 완료 기준입니다.