오피셜메일 블로그

혼자 일하면 매뉴얼이 필요 없다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 같은 업무를 매번 기억에서 꺼내 처리하면 바쁜 날일수록 순서가 달라지고, 고객에게 전달해야 할 한 줄이 빠집니다. 업무 매뉴얼은 직원이 생긴 뒤 만드는 문서가 아니라 반복이 시작된 날부터 미래의 나에게 건네는 인수인계서입니다. 좋은 매뉴얼은 모든 것을 설명하지 않습니다. 누가 읽어도 같은 다음 행동을 고르게 만듭니다. 1. 세 번째 반복되는 업무를 후보로 잡습니다 견적 발송, 입금 확인, 납품 안내, 고객 문의 분류처럼 한 달 안에 세 번 이상 반복되는 일을 적어 보세요. 그중 실수했을 때 고객 신뢰나 현금 흐름에 영향이 큰 것부터 시작합니다. 처음부터 모든 업무를 문서화하면 관리할 문서만 늘어납니다. 반복 빈도가 높은가 실수했을 때 손실이 큰가 다음 단계로 넘기는 기준이 자주 흔들리는가 2. 시작 조건을 한 문장으로 고정합니다 매뉴얼의 첫 칸은 “언제 시작하는가”입니다. 고객이 견적을 요청했다 , 입금 알림이 도착했다 , 납품 예정일이 2일 남았다 처럼 사건으로 적어야 합니다. “필요할 때”처럼 사람마다 다르게 해석되는 표현은 피하세요. 3. 완료 기준을 눈으로 확인할 수 있게 씁니다 “처리 완료”는 기준이 아닙니다. 견적서가 발송됐고 고객 기록에 발송일과 다음 확인일이 남았는지, 입금 확인 뒤 납품 안내가 전송됐는지처럼 결과를 확인할 수 있어야 합니다. 시작 조건과 완료 기준이 분명하면 업무가 중간에서 멈춘 상태도 바로 보입니다. 4. 실행 순서는 5~7개 행동으로 줄입니다 시작 조건 — 어떤 사건이 생기면 시작하는가 완료 기준 — 무엇이 확인돼야 끝나는가 실행 순서 — 동사로 시작하는 5~7개 행동 예외와 판단 기준 — 금액, 기한, 고객 상태에 따른 분기 기록 위치 — 결과를 남길 파일, 메일함, 고객 기록 다음 담당 또는 행동 — 완료 뒤 누가 무엇을 이어받는가 버튼 위치를 설명하는 화면 캡처는 보조 자료로만 쓰세요. 화면은 바뀌지만, 무엇을 확인하고 다음 ...